Structurele fouten, geen controle en complete chaos
Ik schrijf zelden negatieve reviews, maar voel mij na bijna een jaar klant te zijn geweest toch genoodzaakt mijn ervaring te delen om andere ondernemers te waarschuwen. Terugkijkend kan ik eigenlijk geen enkel onderdeel van de samenwerking aanwijzen dat naar behoren is verlopen.
Mijn ervaring is dat dit administratiekantoor niet geschikt is voor webshops, bedrijven met voorraad of ondernemers die actief willen sturen op basis van hun boekhouding. Essentiële zaken zoals btw-aangiftes, OSS, omzet per kanaal, retouren, voorraadcorrecties en correcte omzetverwerking werden in mijn geval onvoldoende beheerst. Wat vooral opviel, was niet één incident, maar een structureel patroon van fouten: dubbele of verkeerde boekingen, ernstig ontspoorde btw- en OSS-aangiftes met dubbele betalingen tot gevolg, en een administratie die op meerdere punten feitelijk onjuist was. Hierdoor is de boekhouding geen enkele maand op orde geweest of bruikbaar geweest als betrouwbaar sturingsinstrument.
Wat dit extra zorgelijk maakt, is dat dit soort afwijkingen intern kennelijk niet werden gesignaleerd. Er leek geen inhoudelijke controle plaats te vinden op opvallende bedragen, dubbele betalingen of onlogische boekingen, handmatig of automatisch verwerkt. Ook wanneer ik fouten zelf concreet aanwees, werd daar vaak niets of pas maanden later iets mee gedaan. Correcties kwamen meestal pas in beweging nadat ik er herhaaldelijk achteraan ging. In plaats van ontzorgd te worden, moest ik mijn eigen administratie intensief controleren.
Daarnaast werd mijn administratie voortdurend neergezet als “complex”, terwijl veel zaken bij een ander kantoor inmiddels soepeler, beter en goedkoper blijken te kunnen. Wat hier als ingewikkeld of nauwelijks automatiseerbaar werd gepresenteerd, blijkt in de praktijk dus gewoon uitvoerbaar. Zelfs door Yuki werd bevestigd dat bepaalde zaken wél automatisch konden. Ondanks dat ik steeds welwillend heb geprobeerd dit samen op te lossen, bleek ik na maandenlang aandringen vooral met loze toezeggingen te worden geconfronteerd. De administratie was daardoor niet alleen ongeschikt als sturingsinstrument, maar ook feitelijk onjuist en vakinhoudelijk niet conform wat je van een administratiekantoor mag verwachten.
De werkwijze gaf daarnaast weinig vertrouwen. In het begin komt Thijs vriendelijk en betrokken over, maar dat sloeg al snel om in chaos. Mijn dossier werd intern doorgeschoven naar een stagiair en daarna naar een junior, met als gevolg steeds opnieuw gebrek aan context, extra fouten en herhaling vanuit mijn kant. Regie ontbrak volledig, opvolging bleef uit en vragen stellen voelde al snel alsof je lastig was. Ik heb letterlijk A4’tjes vol met voorbeelden van fouten vastgelegd, te veel om allemaal in één review te delen. Het ging allang niet meer om incidenten.
Zelfs de afronding verliep rommelig en is eigenlijk kenmerkend. In de eindfase probeerde Thijs januari alsnog als meerwerk te positioneren, terwijl ik in die maand gewoon nog klant was en het dus om regulier maandwerk ging en daarnaast vooral herstel werkzaamheden van hun eigen fouten betrof. Ook probeerde Thijs het contractueel inbegrepen jaarwerk los te trekken van de opdracht. Ik heb dit juridisch laten toetsen en dat ook kenbaar gemaakt. Uiteindelijk heb ik ervoor gekozen dat traject niet verder door te zetten, puur omdat ik na bijna een jaar frustratie van die energie-lek af wilde. Het zogenaamde meerwerk voor januari heb ik niet betaald, omdat dat simpelweg onweerlegbaar onder de lopende opdracht viel. Het jaarwerk heb ik uiteindelijk bij mijn nieuwe boekhouder ondergebracht, waardoor ik extra kosten heb moeten maken voor werk dat contractueel al inbegrepen was.
Mijn conclusie is daarom helder: dit gaat niet over een meningsverschil of een paar slordigheden, maar over structureel falen in controle, opvolging en vakinhoudelijke uitvoering. De boekhouding was gedurende het hele jaar op meerdere punten feitelijk onjuist en non-conform. Het heeft mij veel tijd, geld en frustratie gekost. Ik heb er grote spijt van dat ik hier bijna een jaar klant ben geweest.